Tietosuojakäytäntö

Kuvailemme tällä sivulla henkilötietojen käsittelyt sekä sivustollamme että muussa toiminnassamme lainsäädännön mukaan.

Yleistä

Tämä tietosuojakäytäntö koskee verkkosivustoa osoitteessa konsepto.fi ja on päivitetty viimeksi 18.5.2022.

Konsepto vastaa tästä verkkosivustosta ja pyrkii takaamaan rekisteröityjen oikeudet kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.

Tietosuojakäytäntö liittyy Tietosuojalakiin, Lakiin sähköisen viestinnän palveluista sekä EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen (GDPR).

Tietosuojakäytännön laatimisessa on pyritty noudattamaan Tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeita, Tietosuojavaltuutetun toimiston julkaisemaa taulukkoa informointivelvoitteen edellyttämistä tiedoista, Tietosuojatyöryhmä WP 29:n ohjeistusta ja Liikenne- ja viestintävirasto Traficomin evästeohjeistusta palveluntarjoajille.

Evästeistä voit lukea lisää evästekuvauksesta.

Henkilötietojen kerääminen

Viestintätekniset henkilötietojen käsittelyt

Aina kun olet yhteydessä meihin jollakin viestintätekniikalla, joudumme käsittelemään vähintään yhtä henkilötietoasi. Näille käsittelyille emme voi pyytää suostumusta etukäteen, niistä ei voi kieltäytyä teknisistä syistä, emmekä toimita tietoja näistä käsittelyistä rekisteröidyille 6 kk aikana käytännön syistä. Tiedot käsittelyistä löytyvät kuitenkin tältä sivulta.

Sähköpostiosoitteet ja puhelinnumerot ovat suojattavia henkilötietoja, samoin kuin muutkin tiettyyn henkilöön viittaavat tunnisteet. Kun soitat meille, tai lähetät meille tekstiviestin tai sähköpostin, käsittelemme puhelinnumeroasi tai sähköpostiosoitettasi, sekä mahdollisia muita lähettämiäsi henkilötietoja, siinä laajuudessa kuin mitä asian hoitaminen vaatii. Sama koskee myös esimerkiksi pikaviestiohjelmia, etäkokouspalveluita, projektinhallintapalveluita ja muita tietoteknisiä viestintätapoja, jotka kaikki vaativat henkilötietoja toimiakseen.

Internetin toiminta perustuu verkkoliikennettä ohjaileviin IP-osoitteisiin, jotka yksilöivät verkkoon kytketyt verkkosovittimet. EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) ja muiden lakien mukaan IP-osoitteet on myös määritelty suojattaviksi henkilötiedoksi, koska ne yksilöivät verkon käyttäjät. Näin ollen IP-osoitteiden käsittelyyn pätevät samat säännöt kuin esimerkiksi henkilöiden nimiin tai syntymäaikoihin.

Aina kun käytät mitä tahansa verkkosivustoa, IP-osoitettasi käsitellään sekä sillä verkkopalvelimella, johon olet yhteydessä, että lukuisilla välissä olevilla, eri tahojen omistamilla verkkopalvelimilla ja -laitteilla, ilman erillistä suostumusta tai ilmoitusta jälkikäteen. Internetin globaalin toimintaperiaatteen takia IP-osoitteesi saattaa samalla siirtyä Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Lisäksi IP-osoitteesi tallentuu erilaisiin lokeihin, joita tarvitaan mm. ongelmien ratkaisemiseen, väärinkäytön estämiseen ja tietoturvan varmistamiseen. Samat asiat koskevat myös meidän verkkosivustoamme.

IP-osoitteita on kiinteitä ja vaihtuvia. Valtaosa yksityiskäytöstä tapahtuu vaihtuvista IP-osoitteista. Kiinteiden IP-osoitteiden omistajan (normaalisti organisaation) saa selville julkisista tietokannoista ja kyseisellä organisaatiolla saattaa olla tieto IP-numeron todellisesta käyttäjästä tietyllä ajanhetkellä. Vaihtuvien IP-osoitteiden kohdalla tieto IP-osoitteen käyttäjästä on internet-operaattorilla, joka tallentaa tiedot, mutta ei saa luovuttaa niitä eteenpäin. Suomessa Poliisi pystyy kuitenkin jälkikäteen selvittämään tietyn IP-osoitteen käyttäjän tietyllä ajanhetkellä pyytämällä kyseisiä tietoja internet-operaattorilta, ja esimerkiksi tekijänoikeuksien haltija saattaa saada tekijänoikeusrikokseen liittyvän IP-numeron käyttäjän selvitettyä tuomioistuimen päätöksellä.

Normaalilta sivuston omistajalta IP-osoitteen käyttäjän selvittäminen onnistuu kuitenkin käytännössä vain silloin, jos käyttäjä itse jakaa sivustolla muita henkilötietojaan kyseistä IP-osoitetta käyttäen, esimerkiksi lähettää lomakkeen yhteystiedoillaan tai tekee tilauksen verkkokaupasta.

Edellä mainittujen henkilötietojen käsittelyyn osallistuu lisäksemme lukuisia eri palveluntarjoajia kännyköiden valmistajista roskapostisuodattimien tarjoajiin.

Oma kävijäseuranta

Verkkosivustolla on käytössä omalle palvelimelle asennettu, omassa hallinnassa oleva, ensimmäisen osapuolen kävijäseurantaohjelmisto, jonka käyttöön ei pyydetä suostumusta. Kävijäseurantapalvelu tallentaa anonymisoituja henkilötietoja verkkosivuston vierailijoista ja heidän toimistaan verkkosivustolla. Teknisesti kävijäseuranta toimii selaimessa suoritettavan ohjelmakoodin ja palvelinkutsun avulla. Evästeet on poistettu käytöstä.

Kerättävät henkilötiedot ovat:

IP-osoite (anonymisoitu)
Sivupyyntöön liittyviä tietoja
Erilaisia tietoja käyttäjän laitteesta ja ohjelmistosta
Erilaisia tietoja verkkosivuston käytöstä

Tiedot kerätään omalla palvelimella sijaitsevan avoimen lähdekoodin kävijäseurantaohjelmiston Matomon tietokantaan.

Tietoa Matomon keräämistä tiedoista

Tietoa Matomon yksityisyysasetuksista

Tietoa Matomon keräämien tietojen omistuksesta

Verkkolomakkeet

Verkkosivustollamme on lomakkeita, joilla kerätään henkilötietoja asian käsittelyn mahdollistamiseksi.

Lomakkeiden lähetykset välitetään sähköpostiimme ja niitä käsitellään samoin kuin muitakin organisaatiomme vastaanottamia sähköposteja. Lomakkeiden lähetyksiä ei tallenneta pysyvästi palvelimelle.

Kerättävät henkilötiedot ovat:

Nimi
Sähköpostiosoite
Puhelinnumero
Viesti
Organisaatio

Lomakkeiden käyttäminen on vapaaehtoista, mutta henkilötiedot ovat pakollisia, sillä ilman niitä emme voi olla yhteydessä lomakkeen lähettäjään.

Yhteydenottorekisteri

Pidämme yllä henkilörekisteriä yhteydenottolomakkeella, sähköpostilla tai puhelimitse yhteyttä ottavista henkilöistä ja heidän viesteistään.

Tiedot kerätään yhteydenoton yhteydessä eri lähteistä, kuten yhteyshenkilön lähettämistä sähköposteista tai soittamista puheluista, asiakasorganisaation sivustolta tai LinkedIn-palvelusta. Näiden tietojen keräämisestä ei voi kieltäytyä, koska niitä tarvitaan esimerkiksi markkinointiin, myyntiin, palveluiden tuottamiseen ja yhteydenottajille vastaamiseen.

Kerättävät henkilötiedot ovat:

Nimi
Sähköpostiosoite (työ)
Puhelinnumero (työ)
Titteli/tehtävä
Organisaatio
Mahdollinen asiakasryhmä
Viestit

Tiedot kerätään kolmannen osapuolen tarjoamaan Google Gmail -sähköpostipalveluun sekä Atlassian Trello -yhteistyötyökalupalveluun.

Tietoa Google Gmail -palvelun yksityisyydestä

Tietoa Atlassian Trello -palvelun tietosuojasta

Tietoa Atlassian Trello -palvelun vaatimustenmukaisuudesta

Asiakkaiden yhteyshenkilöiden rekisteri

Keräämme asiakassuhteeseen liittyvät organisaatioiden yhteyshenkilöiden työyhteystiedot tarjouspyynnön käsittelyn yhteydessä tai viimeistään sopimussuhteen syntyessä.

Kerättävät henkilötiedot ovat:

Nimi
Sähköpostiosoite (työ)
Puhelinnumero (työ)
Titteli/tehtävä
Organisaatio
Kieli
Mahdollinen asiakasryhmä
Mahdolliset toiveet ja lisätiedot

Tiedot kerätään manuaalisesti siinä vaiheessa kun asiakassuhde syntyy. Tiedot kerätään eri lähteistä, kuten yhteyshenkilön lähettämistä sähköposteista tai soittamista puheluista, asiakasorganisaation sivustolta tai LinkedIn-palvelusta. Näiden tietojen keräämisestä ei voi kieltäytyä, koska niitä tarvitaan palveluiden tuottamiseen.

Tiedot kerätään kolmannen osapuolen tarjoaman Google Workspace -työskentely-ympäristön rekistereihin. Lisäksi saatamme käsitellä tietoja tarvittaessa muilla ohjelmistoilla.

Tietoa Google Workspace -palvelun yksityisyydestä

Tietoa Google Workspace -palvelun tietoturvasta

Tietoa Googlen pilvipalveluiden yksityisyydestä

Tietoa Googlen pilvipalveluiden vaatimustenmukaisuudesta

Uutiskirjeiden lähetyslistat

Keräämme asiakkaidemme yhteyshenkilöiden yhteystietoja sekä tilattuihin palveluihin että markkinointiin liittyvien uutiskirjeiden lähettämistä varten. Tällä hetkellä uutiskirjettä ei voi erikseen tilata, mutta saatamme lisätä uutiskirjeen tilauslomakkeen myöhemmin.

Voit halutessasi peruuttaa markkinointiin liittyvien uutiskirjeiden tilauksen kunkin uutiskirjeen lopusta löytyvästä linkistä. Palveluiden tuottamisen kannalta oleellisista sähköpostiviesteistä ei kuitenkaan voi kieltäytyä asiakassuhteen ollessa voimassa.

Kerättävät henkilötiedot ovat:

Nimi
Sähköpostiosoite
Uutiskirjeiden avaukset ja linkkien klikkaukset
IP-osoite
Sijainti (todennäköinen alue IP-osoitteen pohjalta)

Näitä henkilötietoja kerätään asiakkuuden syntymisen yhteydessä ja uutiskirjeitä luettaessa. Niiden keräämisestä ei voi kieltäytyä, koska niitä tarvitaan palveluiden tuottamiseen ja uutiskirjeen lähettämiseen.

Tiedot kerätään kolmannen osapuolen tarjoaman Mailchimp-uutiskirjepalvelun rekisteriin.

Tietoa Mailchimp-uutiskirjepalvelun henkilötietojen käsittelystä

Tietoa Mailchimp-uutiskirjepalvelun GDPR:n noudattamisesta

Uutiskirjeiden konversioseuranta

Käyttämämme uutiskirjepalvelu seuraa uutiskirjeiden avauksia uutiskirjeiden sisältämien, uutiskirjepalvelun palvelimelta ladattavien kuvien avulla, sekä uutiskirjeen linkkien klikkauksia uudelleenohjaamalla linkit uutiskirjepalvelun palvelimen kautta.

Kerättävät henkilötiedot ovat samat kuin uutiskirjeiden lähetyslistojen kohdalla mainitut kerättävät henkilötiedot.

Tiedot kerätään kolmannen osapuolen tarjoaman Mailchimp-uutiskirjepalvelun rekisteriin.

Tietoa Mailchimp-uutiskirjepalvelun henkilötietojen käsittelystä

Tietoa Mailchimp-uutiskirjepalvelun GDPR:n noudattamisesta

Käsittelyn tarkoitus

Viestintätekniset henkilötietojen käsittelyt

Viestintätekniikat, kuten puhelut, tekstiviestit, sähköpostit, pikaviestipalvelut, etäkokouspalvelut, projektinhallintapalvelut ja vastaavat vaativat tiettyjen henkilötietojen käsittelyä toimiakseen. Samoin verkkosivustot vaativat IP-osoitteiden käsittelyä toimiakseen.

Oma kävijäseuranta

Käytämme tietoja markkinointimme, viestintämme ja palveluidemme kehittämiseen. Kävijäseurannan avulla näemme esimerkiksi paljonko verkkosivustolla käy vierailijoita, mistä lähteistä kävijäliikenne tulee sekä paljon muita hyödyllisiä tilastotietoja verkkosivuston käytöstä.

Verkkolomakkeet

Käytämme tietoja esimerkiksi pyydettyihin myyntiyhteydenottoihin, asiakkaidemme palvelemiseen ja palveluidemme kehittämiseen, yhteydenoton sisällöstä riippuen. Käsittelemme tietoja vain siinä laajuudessa, kuin mitä nämä käyttötarkoitukset edellyttävät, emmekä luovuta tietoja eteenpäin.

Yhteydenottorekisteri

Rekisterin tarkoituksena on mahdollistaa yrityksemme oma markkinointi, myynti, laskutus, palveluiden tuottaminen, asiakaspalvelu, organisaatiomme toiminnan toteuttaminen ja kehittäminen, sekä mahdollisesti myös ulkoinen viestintä, yhteistyö muiden toimijoiden kanssa, erilaisten velvoitteiden hoitaminen tai muuta vastaavaa, yhteydenoton sisällöstä riippuen. Käsittelemme tietoja vain siinä laajuudessa, kuin mitä nämä käyttötarkoitukset edellyttävät, emmekä luovuta tietoja eteenpäin.

Asiakkaiden yhteyshenkilöiden rekisteri

Rekisterin tarkoituksena on mahdollistaa yrityksemme oma markkinointi, myynti, laskutus, palveluiden tuottaminen, asiakaspalvelu sekä organisaatiomme toiminnan toteuttaminen ja kehittäminen. Käsittelemme tietoja vain siinä laajuudessa, kuin mitä nämä käyttötarkoitukset edellyttävät, emmekä luovuta tietoja eteenpäin.

Uutiskirjeiden lähetyslistat

Käytämme tietoja viestintään ja markkinointiin asiakkaidemme suuntaan, mahdollisesti myös potentiaalisille asiakkaillemme.

Uutiskirjeiden konversioseuranta

Uutiskirjepalvelu näyttää tilastoja uutiskirjeiden avaamisista ja linkkien klikkauksista sekä uutiskirje- että vastaanottajakohtaisesti. Saatamme käyttää viestintämme ja markkinointimme mittaamiseen ja kohdentamiseen.